Independentemente do setor no qual atua, toda empresa precisa encontrar uma forma de organizar processos e operações. Muitos empresários acabam se esquecendo de que é importante estabelecer normas no que diz respeito à rotina administrativa. Por essa razão, acabam por negligenciar pequenos processos que acabam comprometendo a produtividade da empresa como um todo. Empresários que tiveram uma sólida base sobre controle administrativo não sofrem tanto desse problema, mas aqueles que não tiveram – como os advogados – padecem com a falta de noção a respeito do assunto e a necessidade de se dedicar aos assuntos referentes à sua própria área, que muitas vezes se afasta bastante de tópicos de administração, contabilidade e finanças.
Todo escritório de advocacia possui pontos em comum com empresas que atuam no comércio, e como exemplo podemos citar: atendimento, contas a pagar e a receber, agenda, limpeza, organização do acervo documental, hierarquia entre sócios e demais colaboradores, definição do expediente e outros de semelhante natureza. O fato de que muitos advogados trabalham em regime autônomo pode ser fator decisivo para que deixem a disciplina escapar por entre os dedos.
Empresas que não priorizam uma boa gestão acabam trabalhando com produtividade inferior à sua real capacidade e estão sujeitas a gastar recursos de forma desnecessária. Por essa razão, é imprescindível determinar formas eficientes de gerir o escritório de advocacia em sua totalidade, ainda que os envolvidos não tenham uma noção profunda de estratégias administrativas. Para esse caso, separamos quatro dicas de gestão para escritórios de advocacia para que você possa definir a melhor forma de organizar a sua rotina.
Defina normas e regras da empresa
Uma empresa sem normas e regras é uma empresa sem rumo. Se você quer atuar ao sabor do vento, é conveniente que pare neste instante a sua leitura, para que não perca seu tempo. Por outro lado, se você pretende que o seu escritório alce voos mais altos, é preciso pensar na definição de algumas diretrizes.
Em primeiro lugar, é preciso pensar no objetivo da existência do escritório e em sua natureza. É temporário? Qual é a prioridade da alta lucratividade? O escritório tem foco em preparar estagiários para que se tornem novos profissionais? Uma vez definido o objetivo da empresa e sua natureza, é preciso começar a traçar o que pode e o que não pode, o que deve e o que não deve ser feito. Isso não deve se estender apenas aos colaboradores que dão suporte ao escritório, mas sim a todos os sócios.
Dê ênfase na importância de um bom atendimento
Isso não significa reunir a equipe e discursar longa e tediosamente sobre a importância de um bom atendimento, mas, sim, deixar bem claro (e isso se insere nas normas e regras) que o compromisso com o cliente é algo a ser levado a sério. O bom atendimento começa na recepção, quando o cliente chega no escritório e é atendido sem demora, e termina no encerramento de seu processo, depois de feito um bom trabalho.
Se uma reunião foi agendada, o colaborador deve estar pronto para cumprir esse compromisso, seguindo o princípio da boa pontualidade. Se documentos foram cedidos, o cuidado com o seu manuseio não deve abrir brecha para negligências e perdas. Por mais que pareçam detalhes simples, afetam diretamente a credibilidade do escritório perante a sociedade. Caso falhas deste tipo ocorram com frequência, podem representar uma grave fuga de clientes, o que afeta diretamente a rentabilidade da empresa.
Contrate um software jurídico
Uma das melhores alternativas da atualidade para pequenos, médios e grandes escritórios que não pretendem ampliar a equipe administrativa é a contratação de um software jurídico. O software jurídico é o melhor amigo da gestão de escritório de advocacia, porque contém ferramentas importantes capazes de prover uma organização eficiente de toda a rotina da empresa.
Softwares específicos para vários setores vêm sendo amplamente utilizados por diversas empresas devido ao custo-benefício interessantíssimo que representam. O software jurídico é feito por especialistas que conhecem profundamente a rotina de um escritório de advocacia e foi criado de modo a solucionar as principais dores dos advogados. A contratação é paga mensalmente e o valor depende do tamanho do plano contratado, o que significa mais flexibilidade na hora de contratar, além do bom uso do investimento para algo que atende adequadamente o tamanho do escritório, da equipe e da carteira de clientes.
O software jurídico da atualidade deve contar com diferentes módulos, sendo um para cada setor como: atendimento, finanças e módulos para advogados, de modo que cada um possui o seu espaço e todos os compromissos que lhes dizem respeito. Uma pessoa pode entrar no sistema como gestor para delegar tarefas, acompanhar os processos dos colaboradores e a rotina financeira, garantindo que nada saia do controle ao longo do tempo.
Reforce os laços com a sua equipe
Funcionários e colaboradores que pertencem a uma empresa mas que acreditam que trabalham apenas para eles mesmos são nocivos a qualquer tipo de sociedade. Toda empresa de sucesso é composta por uma boa equipe que trabalha unida, sempre se esforçando para melhorar o seu próprio trabalho e o do colega e com a consciência de que se chega mais longe quando se trabalha em uma boa parceria.
Para isso, você pode utilizar estratégias que despertam a união entre o pessoal e o profissional, como marcar reuniões periódicas dentro do horário de trabalho, sempre que houver tempo para isso (e se você tiver uma boa gestão do seu escritório de advocacia, certamente haverá). Isso aumenta o controle sobre tudo o que está acontecendo no mês, aproxima a equipe e ainda proporciona a sensação de ser ouvido, o que é extremamente importante para qualquer colaborador.
Opiniões precisam ser levadas em consideração, mesmo que não sejam colocadas em prática. O feedback é uma forma eficiente de conhecer melhor as pessoas que trabalham com você e saber do que são capazes. Portanto, tire um tempo para conversar com a sua equipe, marque happy hours e outros momentos de descontração para criar um vínculo que vá além do escritório.