Dicas de utilização de meios eletrônicos em um Escritório de Advocacia

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Nesse artigo trazemos algumas dicas de meios eletrônicos para um melhor trabalho dentro de um escritório de advocacia, a fim de ser implementadas no cotidiano advocatício, facilitando o serviço e também como uma precaução para futuras dores de cabeça.

Vamos lá:

IMPORTÂNCIA DO BACKUP DE REDE

Muitos são as petições, os contratos e demais conteúdos importantes que estão presentes em computadores de advogados e seus funcionários. Quanto a isso não resta menor dúvida.

Assim como é de vital importância para uma empresa e não seria diferente para um escritório, possuir uma rede integrada para todos os computadores onde exista um backup diário das informações em um servidor.

Você já parou para pensar que um dia seu computador simplesmente pode parar de funcionar ou por força maior o HD possa ser danificado? Você ficaria a ver “navios” com suas peças e arquivos salvos no computador, correto?

Portanto, invista em um excelente servidor para que caso isso ocorra você não tenha que praticamente “começar do zero” nas suas petições. O estresse gerado com a perda de arquivos nem se compara com o investimento que será realizado. Pense nisso!

ARMAZENAMENTO NAS NUVENS

Outra tecnologia ótima e que pode facilitar muito o advogado, não somente como meio de backup é o armazenamento nas nuvens que nada mais é que um HD virtual.

Desse modo o advogado pode acessar um arquivo em qualquer computador, celular ou tablet e ainda pode compartilhar a pasta para que seus funcionários tenham acesso em qualquer lugar.

Podem ser lançados, por exemplo, modelos de peças processuais ou contratos, os quais você pode fazer o download e trabalhar em cima deles em um momento de emergência e real necessidade em qualquer lugar do mundo desde que tenha acesso a internet.

No que toca à correspondência jurídica, o armazenamento em nuvens também é interessantíssimo. É de curial sabença que o envio de arquivos por e-mail é limitado a 20, 25 ou 30 mb em média. Logo, no momento da digitalização de um processo de vários volumes, pode acontecer do arquivo compactado ficar muito acima do suportado. Assim, ao invés do correspondente enviar 5 ou 6 e-mails relacionados a arquivos do mesmo processo, você pode enviar para uma pasta no HD virtual e compartilhar os dados com o escritório destinatário, facilitando a vida do correspondente e do escritório que contratou seu serviço.

COMUNICAÇÃO ENTRE FUNCIONÁRIOS ATRAVÉS DE MENSAGENS INSTANTÂNEAS

Só quem trabalha em uma grande sala com vários funcionários e telefones sabe o quanto um telefonema atrapalha a concentração dos demais colegas de serviço.

Frente a isso e na finalidade de não atrapalhar a produção em geral é que a comunicação através de mensagens instantâneas entra em ação.

Obviamente que cada funcionário deve ter a maturidade necessária para ter em mente que essa ferramenta deve ser utilizada tão somente para o fim profissional. Conversas aleatórias que nada tem a ver com o cotidiano do escritório devem ser evitadas para não atrapalhar na concentração e na produção anteriormente referidas.

Assim, dúvidas podem ser sanadas, solicitação de tarefas podem ser realizadas e a comunicação entre a secretária e o advogado, por exemplo, podem ser diretas e mais eficientes do que através do telefone, bem como conversas dentro da mesma sala entre um ou mais funcionários podem ser evitadas.

É muito comum um advogado estar no meio de um atendimento de um cliente e um funcionário ter a necessidade de interromper o atendimento em virtude de uma comunicação de urgência. Existe até certo receio por meio do funcionário “atrapalhar” no atendimento frente a comunicação necessária. Assim, através de mensagens instantâneas o problema está resolvido e o cliente não vai se sentir incomodado. Fica o conselho!

São pequenas dicas que se aplicadas no cotidiano podem ser muito eficazes.
Em breve vamos trazer outras informações sobre ferramentas que auxiliam no dia a dia do trabalho advocatício.

Até mais.

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