Como reduzir custos do escritório com organização e automação

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Grande parte das empresas possui metodologias próprias para os processos e para a organização de sua administração. Essas metodologias estão orientadas para aplicações convencionais, em plataformas da internet ou em seus próprios computadores, com um conjunto de aplicativos para atender a qualquer tipo de atividade.

A automatização de processos pode abranger todas as necessidades de uma organização ou de um escritório, possibilitando o planejamento, a execução e o monitoramento de todos os processos de um empreendimento, mantendo-os de forma alinhada, possibilitando maior rapidez e qualidade nos serviços.

O uso de plataformas é essencial para a automação dos processos administrativos, havendo a necessidade de serem compostas pela racionalização e otimização, determinando as etapas de um fluxo de trabalho, fazendo o seu gerenciamento e evitando atrasos e falhas.

As soluções apresentadas pelas plataformas devem ser integradas a um banco de dados dentro da mesma plataforma, oferecendo maior facilidade ao profissional na execução de suas atividades.

Benefícios de plataformas para a organização

O maior benefício oferecido pelas plataformas de automatização e organização dos escritórios está na redução de custos, permitindo maior celeridade a toda e qualquer atividade e atendendo essa necessidade básica das empresas.

As plataformas também permitem reunir dados e informações de todo o escritório num mesmo sistema, aumentando a velocidade de processamento e das rotinas de trabalho, trazendo maior eficiência para o escritório.

Uma característica bastante importante das plataformas de automatização é a facilidade na geração de relatórios em tempo real, acompanhando os indicadores estabelecidos pelo profissional, gerando uma visão integral do escritório e permitindo dados mais consistentes quando da tomada de decisões.

Essa inovação está ocupando cada vez mais seu espaço nos escritórios. Assim, por exemplo, um escritório de contabilidade pode implantar uma plataforma com um sistema mais enxuto, importando os dados necessários através da internet dos sistemas de seus clientes, garantindo maior confiabilidade nos dados, que estão perfeitamente integrados para evitar erros de consistência.

Um escritório de advocacia com uma plataforma de automatização de serviços vai permitir que todas as informações sobre todos os processos estejam reunidas e atualizadas, trazendo maior facilidade aos profissionais para consulta e acompanhamento, além do atendimento das demandas de cada processo.

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Devemos atentar também para o fato de que, com as plataformas de automatização, um escritório de advocacia pode manter um setor específico para os clientes, com login e senha definidos para que o próprio cliente possa fazer suas consultas sem precisar entrar em contato através de telefone, pessoalmente ou por e-mail, fazendo do atendimento um sistema mais avançado e mais rápido tanto para o lado do cliente quanto para o escritório.

Além da organização do próprio escritório, seja no setor contábil, financeiro ou em áreas como o Direito, a implantação de plataformas para automatização dos processos só traz vantagens, possibilitando que os serviços sejam mais confiáveis e mais rápidos, permitindo que qualquer profissional possa dar continuidade a uma determinada atividade.

Com a implantação das plataformas de automatização pode-se ainda permitir que um profissional execute uma atividade mesmo não estando presente no escritório. Assim, por exemplo, em caso de necessidade, ele poderá acessar o sistema através da internet. Para um advogado, através de um dispositivo móvel, um processo pode ser acessado de qualquer lugar, oferecendo ao seu cliente a confiabilidade da informação correta e detalhada.

A escolha da plataforma de automatização mais adequada, certamente, vai depender do tipo de atividade do escritório, que deve ser adaptada para sincronização com sistemas necessários, como portais de tribunais ou dos clientes.

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