Como analisar os KPIS para a melhoria nas estratégias do seu escritório

Tempo de leitura: 5 minutos

A melhor forma de estabelecer estratégias para escritórios de advocacia é aplicando indicadores de desempenho.

Eles permitem gerenciar, controlar e alcançar os objetivos determinados pelo escritório, analisando o desempenho de todos os profissionais e de suas atividades, identificando se as metas estão sendo cumpridas.

O KPI é um dos indicadores mais adequados para analisar o desempenho de um escritório de advocacia. A sigla, de origem inglesa, significa Key Performance Indicator, ou Indicador Chave de Performance (ou desempenho).

O KPI é, portanto, um indicador que mede o desempenho do escritório de advocacia, atendendo melhor do que qualquer outro meio para avaliar a eficiência da organização. Pode ser considerado como métrica, embora não seja exatamente esse o conceito, uma vez que o KPI é alinhado com os objetivos estratégicos do escritório.

Colocamos abaixo, uma ilustração que mostra as diferenças que devem ser observadas na elaboração dos KPIS, realizada pela Adobe.

Um escritório de advocacia que presta consultoria e faz atendimento de clientes e empresas, pode aplicar o KPI através do número de clientes, da quantidade de atendimentos e das empresas para quem presta serviço.

O número irá demonstrar o alcance das atividades do escritório de advocacia, mostrando se está ganhando ou perdendo mercado, indicando o grau de participação dos profissionais e oferecendo todas as informações para que o escritório possa estabelecer as suas estratégias de crescimento.

O escritório de advocacia deve se adequar aos novos tempos, aplicando os indicadores para mostrar seus resultados e sua eficiência, reforçando a ideia de melhor planejamento e maior participação no mercado, gerenciando suas atividades e possibilitando geração de confiança entre seus clientes.

De acordo com GONÇALVES, J. P. (2002) em “ Desempenho Organizacional”:

A capacidade de aplicar com sucesso os indicadores para a medição do desempenho é a característica essencial de cada organização, possibilitando assim um maior conhecimento de seus processos relacionados com os pontos críticos de sucesso, permitindo uma avaliação contínua da eficiência de seus processos e pessoas.

No escritório de advocacia, os KPI podem ser utilizados tanto para medir o desempenho e a atuação dos profissionais que ali trabalham quanto os índices financeiros e operacionais, fazendo a comparação com períodos anteriores e oferecendo condições para mudança de estratégias.

Como podem ser aplicados os KPIs

Os KPI no escritório de advocacia podem ser aplicados de forma quantitativa, qualitativa, estratégica e de indicação de desempenho:

  • O KPI quantitativo é o que mede o número de processos, de consultas e de contratos, indicando valores, quantidade de processos que estão sendo acompanhados, entre outros;
  • O KPI qualitativo define processos por área, mostra seus impactos nos resultados do escritório e define os profissionais mais adequados para determinados clientes;
  • O KPI estratégico serve para medir a quantidade de ações e suas respectivas informações, estabelecendo número de contratos e sua evolução, buscando informações financeiras, como ganhos e perdas em processo, permitindo tomar as ações necessárias para que o escritório possa evoluir em seu atendimento;
  • O KPI de desempenho é destinado à quantidade de novas ações, comparando com as já encerradas, além da quantidade de acordos e condenações, possibilitando medir a velocidade na resposta do atendimento.

Na maior parte das atividades, os indicadores possuem conceito padronizado, sendo até mesmo possível comparar entre empresas para medir o desempenho diante da concorrência.

Contudo, no mercado jurídico existem particularidades não existentes em outras atividades, o que não permite o compartilhamento de indicadores, uma vez que cada escritório deve manter sua própria dinâmica, além do que o trabalho executado pelo advogado é estritamente confidencial.

Desta forma, para implantar os KPI de desempenho no escritório de advocacia, exige algumas métricas específicas, que podem ser estabelecidas de acordo com a própria estratégia do escritório.

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Assim, por exemplo, pode-se utilizar horas trabalhadas em cada processo, tempo gasto durante as atividades gerais do escritório, faturamento de horas efetivamente aplicadas na prestação de serviços aos clientes ou horas recebidas.

Além disso, pode-se aplicar KPIs de satisfação de clientes, pois sabemos que grande parte da aquisição de novos clientes, vem da indicação dos atuais, ou seja, avaliar como o escritório é visto no mercado.

Uma das técnicas e metodologias que podem ser introduzidas é a NPS (Net Prometer Score). A metodologia se baseia em uma pergunta ao entrevistado, onde possibilita-o a responder em uma escala de 0 a 10 sua satisfação. A metodologia é simples de ser analisada, pois separam-se as repostas dos clientes da maneira abaixo:

  • 0 a 6- Clientes Detratores que indicam que jamais voltariam a fazer negócio com a empresa novamente.
  • 7 a 8 –  Clientes Neutros  que normalmente não são leais mas, compram os produtos/serviços que são realmente necessários.
  • 9 a 10  – Clientes Promotores que passam feedback sobre os serviços, continuam com a s solicitações de serviços após a finalização dos antigos.

É necessário encontrar o meio certo de aplicação dos KPIs para não levar a interpretações com pouca precisão ou que não refletem o exato desempenho do escritório e dos profissionais que ali trabalham.

Aplicar os KPIs vai exigir que o escritório tenha a sua estratégia delineada, conseguindo informações que realmente possam atender suas necessidades, demonstrando que efetivamente o escritório está crescendo e trazendo resultados.

Pensando em novas estratégias, desenvolvemos um E-book focado na conquista de novos clientes. Nele você encontrará algumas ideias ,que se aplicadas, serão importantes para o seu escritório se destacar no mercado e ficar à frente da concorrência.

Faça abaixo o download do e-book: Como conquistar novos clientes na área jurídica, incluindo vendas e marketing.

Gostou do artigo? Deixe seus comentários e sugestões de como melhorar as estratégias do escritório utilizando os KPIs


 

4 Comentários


  1. Além dos KPIs propostos no excelente artigo, gostaria de destacar a necessidade de controlar as despesas. Os KPIs de gastos, como tinta de impressora, cópias, papeis, água, luz, internet, telefone, correio, materiais de escritório em geral, material de higiene e limpeza, etc.
    Os custos acima deverão ser são controlados mês a mês e divididos pelo número de processo, assim é possível saber quanto se gasta para produzir um trabalho advocatício.

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    1. Enes, tudo bem?

      Ótima observação ,a análise dos KPIS de gastos em materiais de escritório são muito importantes para todas as análises propostas.

      Caso tenha sugestão de algum tema de artigo, encaminhe para nós!

      Será um prazer =)

      Obrigado,
      Jurídico Certo

      Responder

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