O departamento jurídico de uma empresa é um dos setores cruciais para o bom andamento da organização, oferecendo inúmeros desafios para atender a todas as necessidades de outros órgãos da empresa.
Um dos maiores desafios é o atendimento, que deve ser feito com total eficiência, como pedidos de análise que aparecem de outras áreas, cada um com uma complexidade diferente.
Para melhorar a eficiência do departamento jurídico, uma das primeiras coisas a fazer é informatizar todas as etapas dos processos. A cada dia, as empresas percebem cada vez mais a necessidade de informatização, mas é necessário também considerar que apenas informatizar não vai solucionar todos os problemas.
A informatização do departamento jurídico deve estar acompanhada de algumas estratégias para conseguir os resultados desejados. Para melhorar a performance do departamento jurídico, apresentamos algumas recomendações a seguir:
Garanta a automatização dos processos do departamento jurídico
Além de informatizar o departamento jurídico, é necessário automatizar os processos.
Quando se informatiza, é possível deixar de fazer tarefas manuais que levam tempo, mas ainda é necessário manter pessoas para dar sequência às atividades. Já quando se automatiza, o departamento jurídico deixa de depender da organização de cada membro da equipe para dar continuidade aos processos.
Quando se automatiza os processos utilizando um programa de gestão, os membros da equipe sabem exatamente quando uma próxima tarefa deve ser realizada, fazendo com que cada pessoa tenha tempo livre para se dedicar ao que seja mais importante para o departamento jurídico.
Aumente a eficiência na gestão de custos
A automatização de processos num software de gestão irá trazer economia de custos, evitando pagamentos errados e trazendo mais confiança para as atividades e análises do departamento jurídico.
Com a automatização também é possível oferecer maior transparência aos processos, reduzindo riscos de perda de informação ou de qualquer tipo de falha que possa prejudicar financeiramente a empresa, evitando problemas futuros.
Na automatização dos processos do departamento jurídico é possível ter a garantia de maior facilidade no controle de pagamentos, não dependendo de informações extras ou de papéis acumulados em arquivos ou sobre as mesas, mantendo todos os detalhes no próximo sistema de gestão.
Controle a documentação
Também com um sistema de gestão automatizado no departamento jurídico será possível aumentar o controle da documentação e evitar que arquivos fiquem salvos em estações de trabalho em versões diferentes.
Controlar contratos e documentos nas diversas versões necessárias, preservando o histórico de análises e comentários dos integrantes também é uma vantagem de usar um sistema de gestão integrado.
Com este tipo de controle automatizado também é possível reduzir riscos de trabalhar com documentos que perderam a validade.
Melhore o atendimento de compromissos
Automatizando o processo do departamento jurídico, todos da equipe melhoram a organização, evitam perdas de documentos e de compromissos importantes, tais como audiências ou reuniões de acompanhamento de contratos.
Sem essa organização no departamento jurídico, principalmente quando há maior volume de trabalhos, pode ocorrer falhas de representação e aumentar os riscos de perder processos, trazendo sérios impactos financeiros para a empresa.
Como é fácil perceber, a organização é essencial para melhorar a performance do departamento jurídico. A automatização dos processos através de um bom software de gestão oferece autonomia para o departamento, permitindo que seus responsáveis possam manter o foco na gestão, na otimização do tempo e na redução dos riscos de falta de informações.