É possível reduzir custos com materiais de escritório de advocacia também, para isso é necessário que todos que utilizam estejam conscientizados.
É importante entender que cada real economizado é um real a mais na lucratividade do escritório, por isso a utilização de cada material deve ser feita com cuidado, desde uma simples caneta ou impressão de documentos.
Não existe uma regra fixa para reduzir esses custos, porque cada um dos materiais tem características diferentes, com volumes maiores ou menores de trabalho, com equipes dos mais diversos tamanhos. É preciso observar o funcionamento do escritório e conhecer suas atividades para tomar as medidas corretas.
Levantamento dos materiais de escritório
A compra de materiais de escritório deve atender à demanda. Suprimentos supérfluos são exatamente o contrário do que o escritório precisa..
Certamente o escritório não vai funcionar se não tiver os materiais de escritório adequados, mas é necessário pensar no que é essencial para as atividades e o que não é e em materiais que podem ser substituídos.
De forma geral, existem algumas formas eficientes para redução de custos com materiais de escritório. Pode-se começar pelo básico: um inventário do material existente, organizando-os de acordo com sua utilização, verificando a quantidade de materiais utilizados num determinado período e em quais atividades são aplicados.
A partir do inventário, deve-se pensar no desenvolvimento da consciência de uso de cada material, reunindo os colaboradores e demonstrando o quanto o uso racional pode trazer de economia para o escritório e sustentabilidade em geral.
Um levantamento do material gasto no mês anterior é um bom começo para estabelecer novos números, não sem antes analisar a necessidade de uso de cada item.
Custos com fotocópias e impressão
A era da informática nos levou a um excesso de consumo de papéis através de fotocópias e de impressão de documentos, principalmente em escritórios de advocacia, nos quais é muito comum fazer uma série de fotocópias, imprimir uma série de documentos que, por fim, tornam-se desnecessários e inúteis, indo acabar na lixeira.
Os custos com fotocópias e impressão devem ser monitorados constantemente, principalmente porque, no final do mês, representam um gasto considerável que, na maior parte das vezes, não é analisado.
Além da consciência da necessidade de reduzir custos, é também preciso que cada pessoa tenha consciência de sustentabilidade, fazendo a impressão e tirando cópias apenas do que seja absolutamente necessário.
A informática nos permite trabalhar apenas com os arquivos digitais, podendo fazer todas as atividades sem necessidade de papel sobre a mesa. A orientação para que cada colaborador só imprima o que seja absolutamente essencial, como, por exemplo, um relatório para entregar para um cliente, todas as outras atividades podem ser feitas através do próprio sistema.
Além disso, a economia também pode ser feita com a impressão nos dois lados da folha, aproveitando essa funcionalidade, hoje presente em praticamente todas as impressoras. Vale lembrar ainda que as impressoras têm outra funcionalidade: o modo rascunho, que economiza tinta na impressão.
A partir dessas diretrizes básicas, é possível gerar uma sensível economia e redução de custos com materiais de escritório. E manter o controle efetivo vai permitir que, a cada mês, possa se perceber uma sensível redução de custos, gerando maior lucratividade para todos.
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