7 dicas de como ter controle em processos jurídicos

Um escritório de advocacia, para se mostrar confiável, deve manter total controle em processos jurídicos. Isso exige muita organização por parte dos responsáveis e colaboradores.

Para lhe ajudar, separamos algumas dicas importantes que podem ser aplicadas no seu escritório, mantendo maior controle em processos jurídicos:

1.   Mantenha um padrão no escritório

Uma atitude bastante simples para ter controle em processos jurídicos é separar os documentos por cores, usando a mesma cor de pasta, de marcador e de etiqueta para cada tema.

Com o uso, cada pessoa terá conhecimento instintivo sobre as cores e sobre os temas que corresponde a cada uma delas.

2.   Tenha um sistema para controle em processos jurídicos

O uso de papéis é essencial no escritório, mas o controle maior deve estar submetido a um sistema informatizado, facilitando a gestão do escritório e oferecendo ferramentas para controle de prazos, integrando diversas áreas, como a financeira e a processual. (Já falamos mais sobre sistema de gestão em outro post).

O controle em processos jurídicos feito através de um sistema garante segurança, agilidade na execução das tarefas e maior comodidade, liberando tempo para outras atividades.

3.   Segmente as informações

O controle em processos jurídicos com padronizações específicas auxilia o trabalho dos envolvidos. Segmentando grupos de informações de acordo com características comuns irá evitar duplicidade nas mesmas.

Apenas é necessário cuidado para que a padronização não apresente excesso de burocracia. Basta fazer uma padronização determinando algumas normas, como: pessoas físicas, pessoas jurídicas, processos pessoais, contencioso, espécies de processos, áreas do Direito, entre outras.

4.   Registre todas as informações

Toda e qualquer informação deve ser registrada no sistema para ter controle em processos jurídicos. Não confie apenas em anotações no papel. Desde o primeiro contato com o cliente, anote tudo no sistema, garantindo que as informações estejam corretamente armazenadas para facilitar o acesso.

5.   Acompanhe a movimentação dos processos

Se você é o responsável pelo escritório de advocacia, faça o acompanhamento de todos os processos, mesmo que não estejam diretamente sob sua responsabilidade. Verifique se todas as informações estão centralizadas, gerenciando todos os passos através do sistema informatizado.

E a partir daí, estabeleça rotinas para gerenciamento e controle em processos jurídicos. A criação e implantação de rotinas deve ser feita em consenso, através de rápidas reuniões antes do expediente, detalhando as atividades do dia e verificando as reais necessidades de cada processo.

6.   Mantenha o controle sobre o fluxo de trabalho

Sem ser necessariamente centralizador, você, como responsável pelo escritório, deve manter o controle sobre o fluxo de trabalho, fazendo o acompanhamento e, ao mesmo tempo, delegando responsabilidades.

Dessa forma, você será visto como um líder que oferece apoio nas horas certas, sem interferir nos fluxos de trabalho, mas oferecendo a segurança necessária para seus colaboradores.

7.   Estabeleça metas

Agora que o escritório está organizado e que você detém o controle em processos jurídicos, você tem o tempo necessário para estabelecer metas para o empreendimento, principalmente porque, agora, todas as metas terão como base o histórico dos processos e os dados reais sobre cada atividade.

Na rotina do escritório de advocacia, não se deve esquecer que tudo deve ser compartilhado com os sócios e colaboradores, para que todos falem a mesma língua, ou seja, estejam imbuídos do mesmo propósito.

A utilização de um sistema informatizado é a ferramenta básica para que você possa manter o controle em processos jurídicos, permitindo que as pessoas, colaboradores e sócios, tenham disponibilidade para outras tarefas e atividades, principalmente relacionadas à atualização de conhecimentos.

By | 2017-11-16T17:11:55+00:00 16 de novembro de 2017|

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