7 dicas de como ter controle em processos jurídicos

Por | 2017-11-16T17:11:55+00:00 16 de novembro de 2017|

Um escritório de advocacia, para se mostrar confiável, deve manter total controle em processos jurídicos. Isso exige muita organização por parte dos responsáveis e colaboradores.

Para lhe ajudar, separamos algumas dicas importantes que podem ser aplicadas no seu escritório, mantendo maior controle em processos jurídicos:

1.   Mantenha um padrão no escritório

Uma atitude bastante simples para ter controle em processos jurídicos é separar os documentos por cores, usando a mesma cor de pasta, de marcador e de etiqueta para cada tema.

Com o uso, cada pessoa terá conhecimento instintivo sobre as cores e sobre os temas que corresponde a cada uma delas.

2.   Tenha um sistema para controle em processos jurídicos

O uso de papéis é essencial no escritório, mas o controle maior deve estar submetido a um sistema informatizado, facilitando a gestão do escritório e oferecendo ferramentas para controle de prazos, integrando diversas áreas, como a financeira e a processual. (Já falamos mais sobre sistema de gestão em outro post).

O controle em processos jurídicos feito através de um sistema garante segurança, agilidade na execução das tarefas e maior comodidade, liberando tempo para outras atividades.

3.   Segmente as informações

O controle em processos jurídicos com padronizações específicas auxilia o trabalho dos envolvidos. Segmentando grupos de informações de acordo com características comuns irá evitar duplicidade nas mesmas.

Apenas é necessário cuidado para que a padronização não apresente excesso de burocracia. Basta fazer uma padronização determinando algumas normas, como: pessoas físicas, pessoas jurídicas, processos pessoais, contencioso, espécies de processos, áreas do Direito, entre outras.

4.   Registre todas as informações

Toda e qualquer informação deve ser registrada no sistema para ter controle em processos jurídicos. Não confie apenas em anotações no papel. Desde o primeiro contato com o cliente, anote tudo no sistema, garantindo que as informações estejam corretamente armazenadas para facilitar o acesso.

5.   Acompanhe a movimentação dos processos

Se você é o responsável pelo escritório de advocacia, faça o acompanhamento de todos os processos, mesmo que não estejam diretamente sob sua responsabilidade. Verifique se todas as informações estão centralizadas, gerenciando todos os passos através do sistema informatizado.

E a partir daí, estabeleça rotinas para gerenciamento e controle em processos jurídicos. A criação e implantação de rotinas deve ser feita em consenso, através de rápidas reuniões antes do expediente, detalhando as atividades do dia e verificando as reais necessidades de cada processo.

6.   Mantenha o controle sobre o fluxo de trabalho

Sem ser necessariamente centralizador, você, como responsável pelo escritório, deve manter o controle sobre o fluxo de trabalho, fazendo o acompanhamento e, ao mesmo tempo, delegando responsabilidades.

Dessa forma, você será visto como um líder que oferece apoio nas horas certas, sem interferir nos fluxos de trabalho, mas oferecendo a segurança necessária para seus colaboradores.

7.   Estabeleça metas

Agora que o escritório está organizado e que você detém o controle em processos jurídicos, você tem o tempo necessário para estabelecer metas para o empreendimento, principalmente porque, agora, todas as metas terão como base o histórico dos processos e os dados reais sobre cada atividade.

Na rotina do escritório de advocacia, não se deve esquecer que tudo deve ser compartilhado com os sócios e colaboradores, para que todos falem a mesma língua, ou seja, estejam imbuídos do mesmo propósito.

A utilização de um sistema informatizado é a ferramenta básica para que você possa manter o controle em processos jurídicos, permitindo que as pessoas, colaboradores e sócios, tenham disponibilidade para outras tarefas e atividades, principalmente relacionadas à atualização de conhecimentos.