Em primeiro lugar, antes de definir o melhor sistema para o escritório de advocacia, o responsável pelo escritório deve procurar saber o que exatamente ele precisa para o seu escritório, lembrando que, mesmo no ramo jurídico, existem particularidades para cada estabelecimento.
Um programa de gestão para escritório de advocacia deve ser completo, não apenas cuidando dos processos, mas também das demais áreas do escritório, como o controle de pessoa, a área financeira e a biblioteca.
Confira alguns pontos que devem ser analisados antes de definir o melhor sistema para escritórios de advocacia:
Cadastro de clientes e pessoas importantes
O cadastro no sistema para o escritório de advocacia não deve contemplar apenas os clientes, mas também pessoas de interesse para o escritório, identificando-as segundo suas especialidades, como fornecedores, clientes, partes contrárias, oferecendo uma base sólida para os responsáveis pelos processos.
Cadastro de processos
O cadastro de processos deve permitir identificar todas as situações e dados necessários para cumprir com as diligências necessárias, devendo ser atualizado através do tempo com seus desdobramentos e respectivos andamentos.
Controle financeiro
O sistema para escritório de advocacia deve ter ainda o controle financeiro, integrado à parte processual, possibilitando conhecer todos os custos, despesas e receitas do estabelecimento.
Alguns sistemas oferecem a possibilidade de cadastrar os honorários, definindo formas de pagamento, distribuindo em parcelas, horas trabalhadas ou outra modalidade de pagamento, inclusive com fluxo de caixa para lançamento de futuras despesas e receitas para oferecer uma visão ampla da situação financeira do escritório.
Integração aos sistemas de tribunais
Uma necessidade para os escritórios de advocacia atualmente é a integração com os sites dos tribunais. O melhor sistema para escritório de advocacia é aquele que possibilita capturar dados nos sites dos tribunais para facilitar o trabalho de atualização dos processos.
Alguns programas já permitem gerenciar o encaminhamento de petições eletrônicas em tribunais que contam com esse tipo de serviço.
Agendamentos
O sistema deve ter uma agenda integrada com os outros módulos, como o cadastro de clientes e de processos, incorporando automaticamente as datas importantes, como reuniões, prazos, audiências e até mesmo datas de aniversário dos clientes.
Uma agenda integrada ao módulo financeiro irá permitir saber datas de contas a pagar e a receber, permitindo que os responsáveis pelo escritório não tenham qualquer preocupação com nenhum compromisso.
Gestão eletrônica de documentos
O GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos é um sistema que mantém todos os documentos digitalizados, disponíveis em nuvem ou no próprio sistema, possibilitando seu acesso de qualquer lugar, inclusive através de dispositivos móveis.
Edição de textos
A integração de editores de texto com o sistema para escritório de advocacia permite que os advogados possam elaborar documentos padronizados, como procurações, petições, contratos de honorários, incluindo os dados através da base de dados do próximo sistema, tornando mais rápidas as atividades necessárias para os processos.
Análise por relatórios
Por último, no sistema para escritório de advocacia não pode faltar os relatórios, que devem ser gerados de acordo com as necessidades do próprio escritório, com as informações que considerarem necessárias para as atividades do estabelecimento. Os relatórios devem poder ser impressos ou gerados em arquivos PDF, para serem enviados para os clientes por e-mail, quando necessário.
Essas são as necessidades básicas de um sistema para escritórios de advocacia. A partir disso, o advogado deve procurar com cuidado o melhor para suas necessidades, evitando o uso de programas gratuitos que, na maior parte das vezes, além de não oferecerem todas as ferramentas, também limitam a quantidade de dados.
Vale lembrar que um bom sistema não é custo, mas sim investimento para aumentar a produtividade.