A rotina do advogado na era do software jurídico

Por | 2017-12-11T12:49:18+00:00 11 de dezembro de 2017|

O escritório de advocacia é palco para uma infinidade de eventos e funções: reuniões entre sócios, atendimento ao cliente, produção de trabalhos, pesquisa acadêmica, controle financeiro e tomada de decisões. Assim, podemos entender que o escritório de advocacia possui um dinamismo próprio e que, se voltado ao crescimento e melhora da produtividade, exige uma gestão impecável.

Há profissionais bem e mal sucedidos em todas as áreas e não seria diferente quando falamos de advogados, especialmente considerando o alto nível de concorrência do setor. Invariavelmente, é uma profissão que, como muitas outras, depende muito da força de vontade e da disciplina do próprio profissional, assim como do seu compromisso com a profissão, o que começa logo após o fim da universidade e a aprovação no Exame da Ordem. Advogados realmente ansiosos para se entregar ao universo do direito são ambiciosos e comprometidos com a profissão e certamente conseguem carreiras extremamente interessantes, tanto do ponto de vista financeiro quanto no que diz respeito aos bons resultados que obtém para os seus clientes em suas causas.

A estrutura e os problemas da gestão ultrapassada

Por mais que haja variações na estrutura de alguns escritórios, especialmente quando consideramos instituições de diferentes tamanhos, sempre há os sócios, um assistente jurídico ou administrativo (com experiência em rotina jurídica) e estagiários, que, quando são agraciados com boas oportunidades conseguem enriquecer seus currículos e amadurecer como profissionais através da vivência que o escritório lhes proporciona. Infelizmente, é bastante comum que alguns escritórios deixem que os estagiários lidem apenas com funções organizacionais. Embora a organização seja inerente à profissão de advogado e seja essencial tê-la como um hábito, a rotina dos estagiários não deve se restringir somente a um dos fatores que compõem a realidade do advogado. É certo que é preciso contar com grande ajuda para gerir os assuntos subjacentes à solução das causas e do atendimento aos clientes em si, porém, há maneiras mais eficientes de se fazer isso. A melhor delas é a automatização de processos jurídicos, que já é viabilizada pela contratação de um software jurídico.

O uso do software jurídico na gestão de um escritório de advocacia exige profunda análise para compreender quais são os pontos negativos de se investir nesse aspecto. Afinal, não se trata apenas de aliviar o peso do trabalho organizacional não automatizado, mas sim de poder contar com um conceito de gestão completamente novo e que pode trazer mudanças enormes na rotina de funcionamento do escritório e no aumento da produtividade, culminando com uma realidade financeira muito mais conveniente.

A nova gestão e os benefícios da automatização

Escritórios de advocacia de todos os tamanhos podem contratar um software jurídico, já que há planos para diferentes demandas. Neste artigo, será utilizado o exemplo do SAJ ADV, que é um dos softwares mais completos e oferece uma infinidade de opções para o usuário. Primeiro, é válido ressaltar que todo o fluxo do seu escritório pode ser “upado” e acessado online, de qualquer dispositivo e qualquer lugar que ofereça um serviço de internet. Aí, já reside a primeira vantagem: não há porque se perder entre milhares de papéis (sem mencionar o custo disso) ou mesmo gastar espaço do seu celular ou computador com documentos que, posteriormente, deverão ser descartados. O software oferece um serviço de armazenamento em nuvem, o que confere ao seu trabalho uma praticidade imensurável. Imagine que, ao encontrar-se com o seu cliente, você só precise do seu tablet ou notebook para apresentar a ele algum conteúdo ou documento. Acabam-se as chances de perder papéis importantes.

A automatização de alguns processos já é um grande ganho, considerando a praticidade e fluidez que proporciona no dia a dia dos advogados. No entanto, quando consideramos o funcionamento do software é preciso compreender o enorme potencial transformador que possui em termos de aumento de produtividade. Se o sucesso do advogado é baseado em sua disciplina e compromisso, o uso do software é indispensável na realidade atual.

O espaço de cada usuário no sistema

O software jurídico foi idealizado especialmente para a rotina do advogado e para trazer melhorias à gestão do escritório de advocacia, indo muito além dos benefícios da automatização. Por essa razão, o espaço online (módulo) deve ser tão organizado quanto possível, de modo que cada membro do escritório possua o seu espaço e o espaço de cada cliente, separadamente. Isso garante que cada advogado “upe” os documentos referentes às causas que atende, defina tarefas para si mesmo e até mesmo alarmes e lembretes para compromissos como reuniões e eventos, eliminando as chances de esquecer de qualquer coisa e que sua credibilidade seja prejudicada.

O gestor do software jurídico

Considerando que alguns escritórios trabalham sob regime hierárquico, o software jurídico oferece a possibilidade de que haja um gestor responsável pelo escritório dentro do sistema. Ele é capaz de acessar registros e arquivos gerais, bem como delegar tarefas para outros membros da equipe. O gestor pode organizar os processos e acompanhar o andamento das causas dentro do sistema.

Registros

Tudo o que é “upado” e adicionado fica registrado dentro do sistema. Sendo assim, é possível acompanhar o aproveitamento do escritório em função do tempo. Isso permite identificar falhas e pontos fortes. Assim, novas estratégias podem ser traçadas para continuar acertando e corrigir possíveis entraves. É preciso pensar na capacidade que o escritório possui de manter os clientes e também de prospectá-los, já que há severas regras no que diz respeito à comunicação para o setor. Como qualquer empresa, o escritório de advocacia só sobrevive porque existem clientes com demandas que o sustentam e construir confiança e credibilidade o suficiente para se tornar referência em determinada especialização é essencial para que mais clientes busquem o escritório.

Portanto, precisamos considerar a relevância de contratar um software jurídico, que seja capaz de trazer múltiplos benefícios ao escritório já no primeiro mês, permitindo que se concentre em pesquisa, aperfeiçoamento, especialização e também na busca de soluções inovadoras que lhe colocarão à frente da concorrência, sem que problemas corriqueiros atrapalhem a marcha para o sucesso e o crescimento. Ter tempo de adquirir conhecimento valioso é uma tarefa quase impossível para alguns advogados, especialmente se precisam lidar com processos lentos e pouco práticos no seu dia a dia. Embora seja necessário arcar com a contratação, é preciso pensar nela como um investimento e não como um custo. Toda empresa que não preza devidamente por sua organização ou que a negligencia precisa arcar mensalmente com custos desnecessários que nada acrescentam à sua atuação. Diferentemente, o investimento é capaz de retornar em forma de benefícios, redução de despesas, praticidade, credibilidade e redução de falhas.