Os departamentos jurídicos das empresas apresentam desafios diferentes dos escritórios de advocacia, em geral. E, apesar de ser uma área de acolhe vários profissionais da área jurídica, muitas vezes acabamos não discutindo muito a fundo desses desafios. Por isso, neste post, vamos tentar diminuir essa falha.
Já falamos um pouco sobre como melhorar a performance dos departamentos jurídico aqui no blog. Mas acreditamos que ao elencar as práticas valorizados por eles, podemos colaborar também na formação dos profissionais que vão atuar nesse segmento.
Ao mesmo tempo em que os profissionais precisam atuar em seus processos, também farão ou fazem parte de uma organização, tendo que trabalhar de forma integrada com outros departamentos. Por isso, proatividade será um dos requisitos mais bem visto. O profissional que mantem o controle de suas próprias atividades e dos processos, para que seu trabalho se torne parte daquilo que a empresa tem necessidade.
Algumas práticas podem permitir que o profissional tenha carreira de destaque em departamentos jurídicos. Confira:
Cumprimento da agenda
A primeira prática que deve ser valorizada pelos departamentos jurídicos é o cumprimento da agenda de compromissos diários. Os profissionais que atuam no departamento devem manter a organização, os prazos e ainda ter total controle sobre os processos.
Devem estabelecer horários para tarefas internas, inclusive, considerando em primeiro lugar a necessidade de atendimento dos clientes internos, prestando a assessoria necessária aos outros departamentos.
Reuniões rápidas e produtivas
Sabe aquela brincadeira que sempre se ouve sobre reuniões de que “uma foi realizada para marcar a próxima”. Os profissionais dos departamentos jurídicos deve correr desse círculo vicioso, evitando ao máximo reuniões longas e improdutivas.
Muitas ações podem ser tomadas somente em contatos internos, ou mesmo, online. E, em último caso, quando realmente houver a necessidade de reuniões presenciais, elas devem buscar a objetividade. Criando uma pauta antecipada dos assuntos, ajuda muito. Assim como, controlar os desvios desses assuntos determinados.
Centralização de informações
Departamentos jurídicos, muitas vezes, precisam trabalhar com escritórios de advocacia de outras localidades. Como cada escritório tem o seu próprio sistema de trabalho, é necessário centralizar as informações por um software, por exemplo, que atenda a todos.
Quando os departamentos jurídicos centralizam o controle dos processos e das informações, não se perde tempo para ter acesso a dados importantes para a tomada de decisões.
Controle de atividades
Para os departamentos jurídicos é de extrema importância manter em alta a produtividade e, para isso, é necessário ter em mãos ferramentas que possibilitem o total controle das atividades de cada profissional.
Esse controle facilitará no planejamento para a execução das tarefas. Fazendo, periodicamente, uma análise do que foi realizado ou não e conhecendo as razões porque as tarefas pendentes não foram solucionadas, é possível tomar decisões mais acertadas.
Processos automatizados
Mesmo com tantas ofertas de produtos e sistemas que permitem a automatização de processos, ainda existem profissionais que insistem em manter o controle de forma manual.
Hoje, as informações não precisam ser procuradas nos tribunais, bastando, para isso, acessar o site, consultar o processo e obter a informação desejada. Assim, a atividade de controle pode ser feita em pouco tempo, quando realizada diariamente ou seguindo o agendamento de cada processo.
Além disso, já existe sistemas que fazem a atualização dos processos de forma automática, o que permite racionalizar o tempo e aproveitar melhor para manter a organização dos departamentos jurídicos.
Contato permanente
Os profissionais que atuam nos departamentos jurídicos das empresas devem estar sempre em contato. Para isso, não há qualquer necessidade de marcar uma reunião ou permanecer dentro do escritório.
O contato pode ser mantido de forma remota, por telefone ou online, permitindo que cada profissional, esteja onde estiver, possa dar continuidade a qualquer trabalho. Usar a tecnologia a favor das próprias atividades ajuda a reduzir o gasto de tempo e dinheiro, tanto para a empresa quanto para os próprios profissionais.
Aplicando essas práticas, que, apesar de simples, não são tão facilmente utilizadas, será possível perceber uma real melhoria na rotina do departamento jurídico. Conte para nós caso já as tenha utilizado ou, ainda, se usou alguma outra técnica para de destacar no trabalho nesta área.