Você sabia que podemos aplicar o conceito desenvolvido por grandes fabricantes automobilísticas na década de 1990 no seu escritório de advocacia?
Neste artigo abordaremos a aplicação de Lean Manufacturing em escritórios que é chamada Lean Office.
O conceito de manufatura enxuta foi desenvolvido pela Toyota no início da década de 1990, identificando os sete principais tipos de desperdício, permitindo, dessa forma, agregar valor aos produtos e reduzir os custos de fabricação.
O conceito de Lean Manufacturing foi ampliado e levado para fora das fábricas, atendendo também as necessidades administrativas.
Através das semelhanças verificadas entre as linhas de produção e as atividades administrativas, tornou-se possível encontrar desperdícios também nos processos que, desde que eliminados, podem oferecer maior produtividade.
O Lean Office, ou Lean Manufacturing aplicada à área administrativa ainda é um conceito relativamente novo, já que é mais difícil identificar desperdícios nos processos de trabalho.
Contudo, os princípios básicos podem ser aplicados de forma a reduzir os desperdícios também nos setores administrativos.
Aplicando os conceitos no escritório
Os desperdícios no escritório podem ser relacionados ao excesso de papéis e de burocracia, além de layout mal elaborado que, juntamente com os excessos oferecem desperdício de tempo e de custo de material.
Para aplicar os conceitos de Lean Manufacturing no escritório é necessário identificar os processos e fazer o seu mapeamento, analisando os processos em sua totalidade, desde a chegada de um determinado serviço até sua finalização.
A primeira etapa do Lean Office é selecionar um tipo de serviço ou de produtos, classificando-os corretamente para tornar o processo de mapeamento mais simples.
Para fazer o mapeamento é necessário ter uma pessoa ou uma equipe que percorra todo o fluxo do processo, criando uma imagem precisa, inserindo todos os dados no mapa, inclusive sobre horários e sobre atrasos ocasionados pelos mais diversos fatores.
Depois do mapeamento, a segunda etapa é fazer o estudo dos processos, aplicando os princípios para eliminação de desperdícios, como, entre outros, documentação desnecessária e excesso de aprovações.
Os princípios do Lean Manufacturing
A aplicação dos princípios de Lean Manufacturing no escritório de advocacia irá trazer sensíveis e significativos benefícios para os processos de trabalho.
As principais ferramentas para implantar o Lean Manufacturing no escritório são o gerenciamento visual, o trabalho padrão, o mapeamento de fluxo de valor e o 5S, além de ferramentas Kaizen, voltando-os para os processos administrativos.
As ferramentas de qualidade possuem um nível de 1 a 5 de status, conforme seus progressos, que devem ser acompanhados para reconhecer as melhorias alcançadas.
Esses avanços devem ser divulgados, gerando um ciclo de estímulos entre a equipe de trabalho, fazendo com que cada integrante fique motivado em buscar melhorias.
Além disso, é importante também relacionar as melhorias ao plano de participação em resultados, criando metas que devem ser alcançadas e premiando os responsáveis.
Alguns exemplos de eliminação de desperdícios no escritório através da implantação do Lean Office são os seguintes:
- Ganho de tempo em dias de fechamento do balanço mensal através da eliminação de tarefas sem valor agregado;
- Ganho financeiro na redução de desperdícios, uso de materiais ou impressões;
- Rapidez no resgate de informações propiciada pela melhor organização de arquivos;
- Padronização do trabalho com a sua documentação exigida, oferecendo maior rapidez aos processos.
A aplicação das estratégias de Lean Office os ganhos devem ser equiparados ao ganho de produtividade do Lean Manufacturing. Mesmo não representando ganhos financeiros mensuráveis, a produtividade pode ser comparada a períodos antes da implantação, analisando os processos e sua rapidez e funcionalidade.
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O Lean Office, com as estratégias de Lean Manufacturing, ainda não é um processo tão divulgado em escritórios de advocacia, mas pode ser utilizado não apenas no Direito, mas também em qualquer tipo de atividade.
O tamanho do escritório não exerce qualquer influência na implantação, mesmo porque um pequeno escritório precisa estar preparado para o crescimento e, quanto mais enxuta estiver a administração, melhor para o escritório.
Crescendo de forma organizada, o escritório irá agregar valor aos processos, eliminar perdas e evitar o comprometimento dos resultados para os seus clientes.
