5 sugestões para melhorar os projetos e processos internos

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Projetos e processos internos num escritório de advocacia são as atividades que envolvem profissionais e equipamentos, que devem estar com o mesmo objetivo: melhor atendimento aos clientes e às suas demandas, trazendo as soluções necessárias no menor tempo possível.

Os processos internos de um escritório devem funcionar da forma mais adequada possível para evitar que o estabelecimento utilize mais tempo e dinheiro do que o exigido para o cumprimento de cada atividade.

Como melhorar os processos internos do escritório de advocacia?

Para atingir cada vez maior eficiência nos processos internos, os profissionais responsáveis pelo escritório devem tomar algumas atitudes necessárias, identificando e monitorando cada um dos processos:

1.    Mapear os processos internos

A primeira providência para melhorar os projetos e processos internos é fazer o mapeamento do funcionamento do escritório, levantando todas as etapas realizadas no escritório e analisando qual o objetivo final de cada processo, como cada tem início e como se encerram, as pessoas envolvidas e os resultados oferecidos para o escritório.

2.    Investigar os processos internos

Depois de identificados todos os processos, é a hora de acompanhar as etapas que integram cada processo, fazendo a avaliação para verificar se estão sendo executadas da forma correta.

Dessa forma, os profissionais poderão identificar as etapas que estão funcionando dentro do esperado e aquelas que devem ser melhoradas para evitar perda de tempo e dinheiro. Ao encontrar falhas ou pontos que podem ser melhorados é necessário também definir a forma mais correta de proceder para evitar prejuízos.

3.    Melhorar os processos internos

Depois de analisadas todas as etapas dos processos e de implantar melhorias para as etapas que não estavam funcionando dentro do esperado, deve-se fazer um acompanhamento contínuo para melhoria dos processos. Muitas vezes, a solução aplicada para resolver um problema pode não ser a mais acertada e é necessário fazer uma reavaliação.

É comum, em alguns casos, precisar reavaliar diversas vezes um mesmo processo, havendo até mesmo a necessidade de, em alguns casos, encontrar a melhor fórmula através de tentativas e erros.

O mais importante, contudo, é contar com uma equipe sempre disposta a dar o melhor de si, entendendo a necessidade do escritório e aceitando as mudanças como necessidade para a melhoria.

4.    Monitorar resultados

O monitoramento contínuo é que irá definir se as mudanças aplicadas estão funcionando dentro do esperado. É essencial que os profissionais tenham indicadores para comparar como o processo está se desenvolvendo com o que estava ocorrendo anteriormente.

O monitoramento vai exigir investimento na automação de informações referentes aos processos e suas etapas, permitindo sua correta avaliação.

5.    Adotar a otimização como parte da cultura do escritório

Quando se otimiza um processo, normalmente se descobre outros processos que podem ser otimizados, havendo a necessidade de reformular totalmente o funcionamento do escritório como um todo para que as diversas fases de cada processo possam complementar outras.

O escritório que apresenta uma cultura de otimização sempre vai encontrar meios de reduzir os custos de operação, obtendo maior produtividade, inclusive com menor número de funcionários. Os processos sempre devem ser repensados dentro do escritório, melhorando a imagem do mesmo no mercado e, através disso, conseguindo suplantar a concorrência.

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