Workflow e Timesheet: como trabalhar com todos esses controles e focar na produtividade máxima em seu escritório?

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Que escritório não sonha em transformar tempo e esforço em rentabilidade financeira para a empresa?

O ideal para se ter um bom resultado é ter um profissional responsável pela gestão financeira.

Assim como em qualquer outra empresa o escritório de advocacia vai precisar controlar as finanças.

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Infelizmente a burocracia deixa essa tarefa ainda mais complicada, contudo, existem maneiras de driblar as adversidades do nosso país.

Para começar é preciso saber colocar um preço no seu serviço, isso é muito importante e ao mesmo tempo pode parecer muito difícil.

Deve-se considerar todos os custos diretos e indiretos da empresa, carga tributária e também qual o retorno pretendido.

Ainda nessa etapa, o ideal é supor a capacidade de quantos clientes o escritório poderá atender com a estrutura atual.

Existem diferentes formas para elaborar o preço do serviço prestado, deve-se considerar fatores como:  valor por hora, valor por material entregue, valor fechado por projeto, número de ações ou definir um preço para caso de êxito na causa.

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Veja bem ,fazer uma pesquisa de mercado é fundamental, pois é preciso saber se o seu preço será compatível com o valor dos seus.

A OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) estabelece uma tabela de valores, onde não é permitido pelo advogado praticar preços muito abaixo desta tabela.

Feito isso é preciso entender como melhorar o seu lucro baseado nas decisões já tomadas.

Duas possibilidades que auxiliam na gestão financeira de um escritório são: Workflow e Timesheet.

Os termos são em inglês, mas são simples de usar ao aplicar no seu negócio. Entenda:

Workflow

Em português o termo significa Fluxo de Trabalho.

Basicamente é a automação do processo de negócio, total ou em partes, onde documentos, informações ou ações são passadas de um participante para o outro para execução de uma tarefa.

A automação do processo de negócio identifica as várias atividades de todo o trabalho.

Muitas informações fazem parte de um mesmo processo, é preciso deixar claro e harmonizar essas informações para que elas se tornem manuseáveis e façam sentido, tonando-se um conjunto de dados relevantes.

Confira 3 tipos e conceitos de Workflow:

  • Ad hoc WorkFlow: no qual as regras de procedimentos podem ser modificadas ou criadas durante o manuzeio do processo.
  • Workflow de Produção (Production Workflow): onde a maioria das regras de procedimentos já estão definidas.
  • Workflow Administrativo: está entre o workflow “Ad hoc” e o de “produção”. Envolve atividades fracamente estruturadas, repetitivas, previsíveis e com regras simples de coordenação de tarefa.

Timesheet

O Timesheet é um sistema de controle de horas gastas para o desenvolvimento de qualquer atividade e/ou projeto.

Visto do ponto de vista da advocacia, pode-se dizer que é o tempo usado no atendimento a um cliente.

O sistema tem o papel de receber informações para controle de horas trabalhadas pelos advogados envolvidos em projetos ou serviços.

As empresas já usam o Timesheet fora do sistema de Gestão de Projetos, pois é acessível para quem tem a necessidade de contabilizar horas usadas no atendimento de projetos ou clientes.

Com algum conhecimento e uma mãozinha da tecnologia é possível que os escritórios de advocacia se tornem cada vez mais automatizados e eficientes em relação ao lucro pretendido, dando assim mais margem para traçar metas e objetivos dentro da organização.

O início do negócio é sempre complicado, mas com o tempo os funcionários acabam  se acostumando com a demanda dos sistemas e acabam descobrindo como administrar seu próprio tempo e seu fluxo de trabalho.

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