Workflow e Timesheet: como trabalhar com todos esses controles e focar na produtividade máxima em seu escritório?

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Que escritório não sonha em transformar tempo e esforço em rentabilidade financeira para a empresa?

O ideal para se ter um bom resultado é ter um profissional responsável pela gestão financeira. Assim como em qualquer outra empresa o escritório de advocacia vai precisar controlar as finanças.

Infelizmente a burocracia deixa essa tarefa ainda mais complicada, contudo, existem maneiras de driblar as adversidades do nosso país.

Para começar é preciso saber colocar um preço no seu serviço, Isso é muito importante e ao mesmo tempo pode parecer muito difícil. Deve-se considerar todos os custos diretos e indiretos da empresa, carga tributária e também qual o retorno pretendido.

Ainda nessa etapa, o ideal é supor a capacidade de quantos clientes o escritório poderá atender com a estrutura atual. Existem diferentes formas para elaborar o preço do serviço prestado, deve-se considerar fatores como:  valor por hora, valor por material entregue, valor fechado por projeto, número de ações ou definir um preço para caso de êxito na causa.

Fazer uma pesquisa de mercado é fundamental, pois é preciso saber se o seu preço será compatível com o valor dos seus. A OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) estabelece uma tabela de valores, onde não é permitido pelo advogado praticar preços muito abaixo desta tabela.

Feito isso é preciso entender como melhorar o seu lucro baseado nas decisões já tomadas. Duas possibilidades que auxiliam na gestão financeira de um escritório são: Workflow e Timesheet. Os termos são em inglês, mas são simples de usar a aplicar no seu negócio. Entenda:

Workflow

Em português o termo significa Fluxo de Trabalho. Basicamente é a automação do processo de negócio, total ou em partes, onde documentos, informações ou ações são passadas de um participante para o outro para execução de uma tarefa.

A automação do processo de negócio identifica as várias atividades de todo o trabalho. Muitas informações fazem parte de um mesmo processo, é preciso deixar claro e harmonizar essas informações para que elas se tornem manuseáveis e façam sentido, tonando-se um conjunto de dados relevantes.

Timesheet

O Timesheet é um sistema de controle de horas gastas para o desenvolvimento de qualquer atividade e/ou projeto. Visto do ponto de vista da advocacia, pode-se dizer que é o tempo usado no atendimento a um cliente.

O sistema tem o papel de receber informações para controle de horas trabalhadas pelos advogados envolvidos em projetos ou serviços. As empresas já usam o Timesheet fora do sistema de Gestão de Projetos, pois é acessível para quem tem a necessidade de contabilizar horas usadas no atendimento de projetos ou clientes.

Com algum conhecimento e uma mãozinha da tecnologia é possível que os escritórios de advocacia se tornem cada vez mais automatizados e eficientes em relação ao lucro pretendido, dando assim mais margem para traçar metas e objetivos dentro da organização. O início do negócio é sempre complicado, mas com o tempo os funcionários acabam por se acostumar com a demanda dos sistemas e acabam descobrindo como administrar seu próprio tempo e seu fluxo de trabalho.

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