A gestão de um escritório de advocacia exige duas importantes etapas: planejamento e implementação. O planejamento é a fase que deve ser trabalhada pelos responsáveis pelo escritório, criando metas e meios de curto, médio e longo prazo para atingir os objetivos propostos.
Essa primeira etapa deve ser feita em alguns passos delimitados, considerando todas as variáveis, como podemos analisar a seguir:
1. Avaliação Geral
Avalie a situação do escritório, o quadro funcional, os recursos disponíveis, as tendências internas e externas e outras questões, como:
- Os objetivos e planos que orientam o escritório de advocacia no momento;
- Sua cultura e filosofia;
- A forma de gestão, organização e administração aplicadas;
- Os resultados que estão sendo obtidos;
- As relações entre os advogados, associados ou colaboradores e os critérios utilizados para estabelecer parcerias;
- A saúde financeira do escritório, a distribuição de lucros e as expectativas de cada um dos associados;
- A gestão atual em cada setor, a forma como os serviços jurídicos estão sendo oferecidos;
- Os pontos fortes e fracos do escritório e sua posição no mercado jurídico;
- Como os clientes percebem o escritório e como estão sendo atendidos;
- A forma como o escritório está enquadrada no mercado jurídico, as tendências do mercado, a concorrência e o comportamento do público-alvo;
- Previsão das forças externas que podem afetar o escritório e os clientes.
2. Análise dos Dados
O segundo passo para o planejamento está baseado na análise SWOT, quando será necessário destacar os fatores internos e externos que afetam o escritório, investigando as seguintes situações:
- Forças e fraquezas do escritório;
- Vantagens e desvantagens competitivas;
- Advogados que atuam em tempo integral;
- Pessoal administrativo;
- Fontes de clientes e rendimento obtido com os mesmos nos últimos anos, além das mudanças que afetaram o volume de clientes;
- Levantamento de tempo não faturado e de contas a receber;
- Horas faturáveis e não faturáveis;
- Necessidades do escritório para manter sua sustentabilidade.
3. Projeção de Objetivos
Agora é importante incluir o levantamento de objetivos que devem ser colocados sobre cada uma das áreas estudadas. Através dessa projeção é possível gerenciar as finanças, a lucratividade e a necessidade de redesenhar os processos internos.
Com a projeção de objetivos também será possível estabelecer a necessidade de investimentos e de especialização dos integrantes e colaboradores para vencer a concorrência, aplicando estratégias para conquistar mais clientes e manter os que já estão na carteira.
Implementação do plano de gestão
Encerrada a fase de planejamento, é necessário fazer a implementação do plano de gestão. Esta, sem dúvida, é a fase mais difícil, sendo importante que seja implementado através da estrutura já existente no escritório de advocacia, utilizando o mesmo pessoal, mas com uma visão diferente, com objetivos claros e definidos.
Para cada objetivo assumido por um advogado ou colaborador, deve haver a responsabilidade individual e em grupo pela implementação, de acordo com um cronograma estabelecido.
Os responsáveis por cada objetivo devem se reportar a um gestor ou a um grupo designado para supervisionar todo o processo de implementação, revendo e avaliando todas as ações para determinar o prosseguimento ou alterações nas estratégias estabelecidas.
Também é importante que todos os envolvidos tenham conhecimento das avaliações e das mudanças necessárias, para que trabalhem em conjunto. O conhecimento de ações corretivas irá permitir alcançar mais facilmente o que ficou estabelecido.
Deve-se ter em mente que a gestão de escritório de advocacia é um processo dinâmico, baseado num plano que deve ser adaptado às condições existentes em cada momento, portanto deve ser refeito periodicamente.